Списание визиток в бухгалтерском учете

Содержание

Фирма решила заказать визитные карточки для своих сотрудников. Учет расходов на их изготовление будет зависеть от того, какую информацию содержат визитки и с какой целью они выпущены.
Поддержим деловые отношения
Обычно визитная карточка содержит служебную информацию о сотруднике фирмы. В ней указывают имя и фамилию сотрудника, его должность, название и логотип фирмы, в которой он работает, адрес фирмы, контактный телефон и электронный адрес.
Обратите внимание: визитка с таким содержанием не будет являться рекламой. Ведь из названия компании нельзя узнать, чем она занимается, какими товарами торгует и по какой цене.
Об этом свидетельствуют многие судебные решения. В них отмечено, что визитная карточка не отвечает понятию рекламы, которое дано в статье 2 Федерального закона от 18 июля 1995 г. № 108-ФЗ «О рекламе». Согласно этому закону, одним из основных признаков рекламы является распространение информации для неопределенного круга лиц. В вышеописанном же случае визитные карточки содержат только сведения о работнике фирмы. И предназначены они для ограниченного круга лиц, который этот работник определяет сам (постановления ФАС Поволжского округа от 2 декабря 2004 г. № А55-3696/04-8, Уральского округа от 5 мая 2005 г. № Ф09-1830/ 05-С7, от 11 марта 2004 г. № Ф09-827/ 04-АК и от 26 января 2004 г. № Ф09- 4994/03-АК).
Затраты на изготовление таких визиток можно учесть в составе прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК). Но только в том случае, если визитные карточки были сделаны для штатных работников, «которые по своим должностным обязанностям призваны… поддерживать контакты с другими организациями». Так разъяснили налоговики в своем письме от 15 декабря 2003 г. № 26-12/ 57647.
Обосновать расходы на визитки можно определенными документами. Во-первых, руководитель фирмы должен выпустить приказ, в котором будет сказано, для каких целей и каким сотрудникам они необходимы. Желательно, чтобы в должностных инструкциях этих сотрудников было прописано, что они обязаны поддерживать контакты с другими организациями в интересах фирмы. Документальным подтверждением затрат на изготовление визиток также будет договор с организацией, которая делает визитки, и акт выполненных работ.
Отметим, что были случаи, когда налоговики утверждали, что затраты на изготовление визиток нельзя учитывать в расходах, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Однако судьи их не поддерживают (постановление ФАС Московского округа от 16 марта 2004 г. № КА-А40/ 1402-04). Они указывают, что расходы на изготовление визиток непосредственно связаны с производственной деятельностью фирмы. Значит, они обоснованны и их можно включать в себестоимость продукции.
В бухгалтерском учете затраты на изготовление визитных карточек учитывают как материалы. Списывают их в расходы по обычным видам деятельности. Если визитки предназначены для работников аппарата управления, то расходы на них отражают на счете 26 «Общехозяйственные расходы». Если же для работников отдела сбыта, то на счете 44 «Расходы на продажу».

Пример

В октябре 2005 года ООО «Актив» заказало в типографии печать визитных карточек для работников аппарата управления и отдела сбыта. Стоимость всех визиток составила 5900 руб., в том числе НДС – 900 руб. В том же месяце визитки были выданы сотрудникам.

Бухгалтер организации сделал такие записи:

Дебет 10 Кредит 60

– 5000 руб. – приняты к учету визитные карточки;

Дебет 19 Кредит 60

– 900 руб. – учтена сумма НДС по полученным визиткам;

Дебет 60 Кредит 51

– 5900 руб. – оплачены услуги типографии за выпуск визиток;

Дебет 68 Кредит 19

– 900 руб. – принят к вычету НДС по полученным визиткам;

Дебет 26 (44) Кредит 10

– 5000 руб. – приняты к учету визитные карточки.

Визитка – «двигатель торговли»
Иногда компании специально изготавливают визитные карточки в рекламных целях. Например, для участия фирмы в выставке, на которой эти визитки менеджеры будут раздавать всем желающим.
В этом случае на карточке, как правило, помимо общих данных о сотруднике указывают информацию о продукции фирмы и предложение ее приобрести.
Затраты на изготовление таких визиток нужно учитывать в расходах на рекламу (подп. 28 п. 1 ст. 264 НК). Нормировать эти расходы не нужно. Ведь рекламные визитки – это аналогия «рекламных брошюр и каталогов, содержащих информацию о работах и услугах, выполняемых и оказываемых организацией, и (или) о самой организации». А затраты на их изготовление под нормирование не подпадают (п. 4 ст. 264 НК).

ООО «Актив»

Москва
1 октября 2005 г.

Приказ № 152

Для обеспечения эффективной деятельности, представления организации на переговорах, заключения сделок в интересах организации приказываю изготовить визитные карточки для директора, руководителя отдела продаж, менеджеров отдела продаж.

Визитные карточки должны представлять организацию в лице ее работника перед деловыми партнерами.

Директор ООО «Актив» Волков Волков И.В.

Екатерина НИКИТИНА

Отражаем расходы на персональные визитки

Как в учете организации отразить расходы на изготовление и выдачу персональных визиток руководителям организации и работникам отдела сбыта?

Многопрофильная организация в соответствии с договором перечислила 100-процентную предоплату специализированной организации за изготовление персональных визиток в количестве 4 комплектов (1 комплект — 100 шт.) в размере 134,16 руб. (НДС — 22,36 руб.), в том числе:

директору организации — 1 комплект;

заместителю директора по производству — 1 комплект;

2 работникам отдела сбыта — 2 комплекта.

Изготовленные персональные визитки получены и выданы по ведомости работникам организации в том же месяце.

Общие положения

По договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику в установленный срок, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его (уплатить цену работы) <*>.

Договором подряда может быть предусмотрена предварительная оплата заказчиком выполняемой работы <*>.

Бухгалтерский учет

Суммы выданных авансов и предварительной оплаты отражаются по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в корреспонденции с кредитом счета 51 «Расчетные счета». При этом суммы выданных авансов и предварительной оплаты учитываются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» обособленно <*>.

Изготовленные визитки по мере их получения принимаются к бухгалтерскому учету в качестве запасов в виде материалов по фактической себестоимости, которая определяется в сумме фактических затрат организации на их приобретение <*>.

Принятие к бухгалтерскому учету фактически поступивших в организацию визиток отражается по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» <*>.

По мере выдачи персональных визиток расходы на их изготовление в зависимости от вида осуществляемой работниками производственной деятельности в бухгалтерском учете многопрофильной организации включаются:

директору организации — в себестоимость реализованной продукции, товаров, работ, услуг в качестве управленческих (общехозяйственных) расходов с отражением по дебету счета 26 «Общехозяйственные затраты»;

заместителю директора по производству — в себестоимость реализованной продукции, товаров, работ, услуг в качестве общепроизводственных расходов с отражением по дебету счета 25 «Общепроизводственные затраты»;

работникам отдела сбыта — в расходы на реализацию с отражением по дебету счета 44 «Расходы на реализацию» <*>.

НДС

Сумма НДС, предъявленная специализированной организацией по изготовленным визиткам, является для организации налоговыми вычетами и подлежит вычету после ее отражения в бухгалтерском учете и книге покупок (в случае ее ведения) на основании ЭСЧФ, полученного от специализированной организации и подписанного электронной цифровой подписью организации <*>.

Предъявленный НДС отражается в учете по дебету счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Подлежащий вычету НДС — по дебету субсчета 68-2 «Расчеты по налогам и сборам, исчисляемым из выручки от реализации продукции, товаров, работ, услуг» и кредиту счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам» <*>.

Налог на прибыль

Расходы на изготовление персональных визиток работникам организации, участвующим в производственной деятельности организации, связаны с производством и реализацией товаров (работ, услуг) и включаются в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли <*>.

Подоходный налог

Изготовление персональных визиток работникам связано с производственной деятельностью организации, выполнением работниками служебных обязанностей, поэтому расходы на их изготовление не являются доходом работников. Подоходный налог не исчисляется.

Страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах

Не являются объектом для начисления взносов средства работодателя, направляемые на осуществление производственной деятельности в рамках заключенного с организацией договора подряда, в том числе расходы на изготовление персональных визиток работникам для выполнения ими служебных обязанностей.

Таблица бухгалтерских записей

6.4.4. Бухгалтерский учет расходов на изготовление визитных карточек

Как было отмечено выше, в бухгалтерском учете стоимость изготовления визитных карточек признается в качестве активов в составе материально-производственных запасов и учитывается на субсчете 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» к счету 10 «Материалы». При выдаче визитных карточек сотрудникам компании (по отдельной ведомости или требованию-накладной (форма № М-11)) их стоимость списывается с субсчета 10.9 в дебет соответствующих счетов учета расходов (в зависимости от структурного подразделения компании, в котором заняты соответствующие сотрудники):

– в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» – если визитки предназначены для сотрудников административно-управленческого аппарата компании. Расходы по изготовлению таких визиток как расходы, связанные с управлением, относятся к расходам по обычным видам деятельности, на базе которых формируется себестоимость проданных товаров, выполненных работ и оказанных услуг (п. 5, 7 и 9 ПБУ 10/99);

– в дебет счета 44 «Расходы на продажу», субсчет «Расходы на рекламу» – если визитки предназначены для сотрудников коммерческих служб компании или если визитки предназначены для сотрудников компании, участвующих в выставке или другом рекламном мероприятии.

Если для VIP-персон организации изготовлены семейные визитные карточки, специальные персональные визитные карточки для неформальных встреч или визитные карточки неофициального характера с буквенными обозначениями согласно стандартной международной символике, то, по мнению автора, стоимость изготовления таких визиток не может быть признана в качестве материально-производственных запасов и не может учитываться на счетах активов (в данном случае – на субсчете 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»), так как не обеспечено соблюдение главного критерия признания материально-производственных запасов, установленного п. 2 ПБУ 5/01, – использование визиток для управленческих нужд организации.

Кроме того, такие визитные карточки не могут быть квалифицированы в качестве активов организации еще и потому, что согласно п. 7.2 Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике Российской Федерации, одобренной Методологическим советом по бухгалтерскому учету при Минфине России и Президентским советом Института профессиональных бухгалтеров 29 декабря 1997 г., активами считаются хозяйственные средства, контроль над которыми организация получила в результате свершившихся фактов ее хозяйственной деятельности и которые должны принести ей экономические выгоды в будущем.

В рассматриваемой ситуации подобного рода визитки таким критериям не отвечают. Поэтому стоимость изготовления таких визиток может быть признана в качестве прочих расходов компании на основании п. 11 ПБУ 10/99 и учитываться на субсчете 91 -2 «Прочие расходы» счета 91 «Прочие доходы и расходы» следующей записью:

Пример

ООО «Ирика» оплатило ООО «Дизайн-студия» стоимость изготовления визитных карточек в количестве 200 штук, предназначенных для генерального директора (150 штук) и менеджера по продажам (50 штук), в чьи должностные обязанности входит установление деловых контактов с контрагентами, в сумме 1180 руб., в том числе НДС – 180 руб. На визитных карточках нет информации рекламного характера, а указана только служебная информация: фамилия, имя, отчество, должность владельца карточки, контактная информация, наименование, логотип и адрес ООО «Ирика».

В бухгалтерском учете ООО «Ирика» должны быть сделаны следующие записи:

Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Читать книгу целиком
Поделитесь на страничке

Следующая глава >

6.4.3. Документальное оформление операций поступления и выдачи визиток

Во исполнение требований п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете и п. 1 ст. 252 НК РФ, а также в целях снижения потенциальных налоговых рисков рекомендуем оформить следующий пакет документов, подтверждающий операции поступления и выдачи визитных карточек, включающий в себя:

– договор с исполнителем на разработку дизайн-макета и изготовление визитных карточек;

– товарная накладная (унифицированная форма № ТОРГ-12), являющаяся первичным документом для торговых операций, служащим основанием для принятия к учету изготовленных визитных карточек. Товарная накладная составляется в двух экземплярах: первый экземпляр остается у организации-исполнителя, сдающей товарно-материальные ценности (в рассматриваемой ситуации – визитные карточки), и является основанием для их списания; второй экземпляр передается сторонней организации (заказчику) и является основанием для принятия к учету визитных карточек.

Согласно п. 1 и 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать установленные законом обязательные реквизиты.

Таким образом, принятие к учету визитных карточек может быть подтверждено налогоплательщиком (заказчиком) товарной накладной (форма № ТОРГ-12) либо иными документами, отвечающими требованиям п. 1 и 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Так, для учета отпуска материальных ценностей сторонним организациям на основании договоров и других документов может применяться также и накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15);

– двусторонний акт сдачи-приемки работ по дизайну, верстке и отрисовке логотипа визитных карточек. Необходимость этого документа обусловлена следующим.

Согласно положениям Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденного постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132, к основным первичным документам отнесена товарная накладная (форма № ТОРГ-12), применяемая для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм по учету материалов, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а, накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) также применяется в том числе для учета отпуска материальных ценностей сторонним организациям на основании договоров и других документов.

Поэтому факт выполнения таких работ, как, например, дизайн, верстка, отрисовка одного логотипа в кривых, незначительная правка готового дизайн-макета визитки, создание графических схем проезда на визитке (стоимость таких работ в ряде случаев не включена в стоимость изготовления визитных карточек), должен подтверждаться не товаросопроводительными документами, а документом, составленным исполнителем с соблюдением требований п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Таким документом, подтверждающим факт выполнения работ в соответствии с условиями договора, и как раз является двусторонний акт сдачи-приемки работ по дизайну, верстке и отрисовке логотипа;

– счет-фактура, выставленный исполнителем в адрес организации (заказчика) и оформленный с соблюдением требований ст. 169 НК РФ и Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914;

– отдельный внутренний организационно-распорядительный документ (приказ, распоряжение), в котором необходимо указать для каких целей изготовлены визитные карточки и утвердить перечень сотрудников организации, которым в силу их должностных обязанностей полагается выдача визитных карточек;

– внести соответствующее дополнение в должностные инструкции таких сотрудников, предусмотрев в них в качестве одной из должностных обязанностей сотрудника – поддержание деловых контактов с партнерами и контрагентами компании.

Обращаем особое внимание на важность этого документа: так как визитки изготавливаются по заказу организации и выдаются сотрудникам для выполнения ими своих должностных обязанностей для поддержания деловых контактов с партнерами и контрагентами организации в интересах самой организации, то никакой экономической выгоды в денежной или натуральной форме такие физические лица не получают. Поэтому стоимость изготовления визитных карточек к доходам сотрудников не относится и соответственно не подлежит включению в облагаемый налогом на доходы физических лиц доход.

Фрагмент документа

Дополнение к должностной инструкции МЕНЕДЖЕРА ПО РЕКЛАМЕ

… организует связи с деловыми партнерами Общества, систему сбора необходимой информации и расширение внешних связей в целях совершенствования рекламной деятельности Общества.

В целях выполнения своих должностных обязанностей:

… участвует в проводимых Обществом совещаниях, переговорах, конференциях, выставках, в том числе с иностранными партнерами, по вопросам, входящим в компетенцию Отдела по рекламе;

… представляет Общество в сторонних организациях по вопросам, входящим в компетенцию Отдела по рекламе;

… организует и поддерживает постоянные контакты со средствами массовой информации, агентствами по связям с общественностью, информационными, консалтинговыми агентствами, издательствами, другими предприятиями и организациями, государственными и общественными структурами;

… привлекает к решению поставленных задач независимых внешних консультантов и экспертов в области связей с общественностью.

– издать отдельный внутренний организационно-распорядительный документ в отношении каждого конкретного рекламного мероприятия, проводимого организацией, при проведении которого планируется раздача визитных карточек в рекламных целях. В этом документе необходимо указать перечень должностных лиц, непосредственно участвующих в рекламной акции, для которых предназначены изготовленные визитные карточки;

Образец документа

Общество с ограниченной ответственностью

«И Р И КА»

ПРИКАЗ№ 20

25 мая 2009 года г. Москва

В целях обеспечения роста объемов продаж, представления Общества на переговорах во время проведения международной выставки lnnoTrans-2009 (Германия, Берлин), заключения сделок в интересах Общества во время проведения международной выставки

ПРИКАЗЫВАЮ:

– поручить Отделу по связям с общественностью разместить заказ на изготовление визитных карточек с указанием логотипа Общества, его реквизитов, служебных телефонов, корпоративного сайта и электронного адреса:

по 500 односторонних персональных визитных карточек размером 90 на 50 миллиметров с использованием двух корпоративных цветов Общества на каждого участника международной выставки – Генерального директора, Коммерческого директора, руководителя отдела по связям с общественностью, менеджеров Отдела продаж. Цель изготовления персональных визитных карточек – персональные визитные карточки должны представлять Общество в лице его сотрудников перед деловыми партнерами, участниками и посетителями международной выставки InnoTrans -2009:

1000 односторонних корпоративных визитных карточек размером 90 на 50 миллиметров с использованием двух корпоративных цветов Общества. Цель изготовления корпоративных визитных карточек – привлечение внимания к Обществу и его товарам во время проведения международной выставки InnoTrans -2009 (Германия, Берлин);

– контроль за выполнением настоящего приказа возложить на Коммерческого директора Светлова М.И.

Генеральный

директор ____________Н.В. Соколов

– оформить приходный ордер (форма № М-4, утвержденная постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а) и требование-накладную (форма № М-11).

Изготовленные визитные карточки представляют собой один из видов материально-производственных запасов в соответствии с нормами ПБУ 5/01. Соответственно согласно Инструкции по применению Плана счетов они должны учитываться на субсчете 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» к счету 10 «Материалы». Это означает, что организация должна вести по визиткам соответствующие карточки учета – приходный ордер (форма № М-4) (для учета визиток, поступивших от исполнителя, на склад – на фактически принятое количество ценностей) и требование-накладную (форма № М-11) (для учета выдачи сотрудникам визитных карточек);

– оформить отдельную ведомость, по которой осуществлена выдача визитных карточек для проведения конкретного рекламного мероприятия. Унифицированной формы такой ведомости нет, поэтому организациям, которые регулярно проводят различные рекламные мероприятия, целесообразно самостоятельно разработать в соответствии с требованиями п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете и утвердить форму такой ведомости в качестве одного из приложений к бухгалтерской учетной политике на очередной финансовый год, которая в дальнейшем будет постоянно применяться при проведении рекламных акций;

– в рекламном бюджете на очередной финансовый год предусмотреть в качестве отдельной самостоятельной позиции такую статью, как «Расходы на изготовление визитных карточек, предназначенных для раздачи во время проведения различных рекламных мероприятий».

При отсутствии рекомендованного выше пакета документов у организации – заказчика визитных карточек может возникнуть спор с налоговой инспекцией по вопросу занижения налога на прибыль в связи с отсутствием документальной подтвержденности и экономической обоснованности произведенных затрат по изготовлению визитных карточек.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Читать книгу целиком
Поделитесь на страничке

Следующая глава >

Как правильно написать служебную записку: образец

Служебная записка — пример написания работником сообщения для другого сотрудника с целью решить конкретную проблему или рабочий вопрос. Это документ, применяемый во внутренней корреспонденции организации.

Кто, для кого и зачем пишет служебную записку

В отделе закончилась канцелярия: у одного нет бумаги, у второго карандашей, у третьего — папок. Начальник отдела составляет служебку начальнику отдела материально-технического снабжения, где фиксирует просьбу выделить отделу определенное количество канцелярских товаров.

Этот документ подразумевает общение на бумаге коллег, равных друг другу по должностному статусу: просьба или требование пишется начальником и для начальника, или рядовым сотрудником для такого же рядового сотрудника. Сотрудник одного отдела вправе напрямую обратиться к начальнику другого отдела письменно, если так заведено на этом предприятии.: ведущий менеджер отдела сбыта вправе написать записку начальнику отдела маркетинга и самостоятельно попросить подготовить определенное количество раздаточного материала к готовящейся выставке. Для этого ему необязательно отвлекать своего непосредственного начальника – подготовку подобных документов руководство часто доверяет подчиненным.

Обычно их пишут, когда решают вопросы:

  • хозяйственные;
  • организационные;
  • информационного характера;
  • материально-технические (в том числе, финансовые – в случае повышения сотруднику зарплаты).

Можно договориться и на словах. Но фиксирование требования на бумаге надежнее. Не стоит надеяться на чужую память.

Отличительные особенности документа

От других бумаг во внутрикорпоративном документообороте текст служебной записки отличается следующим:

  1. От докладной — тем, что пишется не на имя непосредственного начальника, а должностному лицу из другого отдела.
  2. От объяснительной — тем, что составляется в свободной форме, не регламентируемой ОКУД, и обычно не имеет целью оправдать действия или бездействия сотрудника.
  3. От пояснительной — тем, что не привязан к какому-либо документу или событию.

Написать ее вправе любой сотрудник, если не сможет решить рабочий вопрос самостоятельно. Оповещая адресата, он снимает с себя ответственность за дальнейшее развитие событий. Служебка необходима для официального согласования различных вопросов между подразделениями или их сотрудниками.

Например, менеджер не готов гарантировать возвращение привлеченных клиентов, если нет возможности выдать им визитные карточки. Сам он их не изготовит.

Образец служебной записки на изготовление визитных карточек

Начальнику отдела рекламы

ООО «Мы круче всех»

Козлову И.С.

От менеджера отдела кредитования

Жучкова П.П.

О выпуске дополнительных визитных карточек

Сообщаю, что запас визитных карточек, выданных мне в декабре 2018 года, закончился. Для проведения дальнейшей работы по привлечению клиентов прошу выпустить дополнительную партию. В противном случае не могу гарантировать эффективного обмена контактами с клиентами.

__________________ П.П. Жучков

Пример служебки от начальника отдела руководителю предприятия

Обычно автор и получатель связаны по горизонтали, то есть один не подчиняется другому. Но начальник отдела вправе направить такой документ директору с предложением повысить сотрудника в должности, и пример написания служебной записки выглядит следующим образом:

Имеет ли она юридическую силу

Служебка носит вспомогательную функцию и является элементом внутрифирменного документооборота. Никаких официальных приказов или распоряжений здесь не содержится – и однозначный образец, как написать служебную записку, чтобы она имела юридическую силу, никто дать не сможет.

О юридической силе этого документа говорить не приходится: нет строгих правил, оформление служебной записки – произвольное, необязательно даже составлять ее на фирменном бланке, достаточно обычного листа бумаги А4.

Единственный важный элемент оформления — это порядковый номер. Его присваивает регистрирующий сотрудник для внесения в журнал исходящих и входящих писем.

Правила составления

При составлении записки (ее еще называют служебным письмом) стоит ориентироваться на универсальные правила и реквизиты делового документа:

  1. В шапке документа следует указать, кому он адресован (Ф.И.О., должность, подразделение).
  2. Не забыть о названии документа (чтобы ее не перепутали, к примеру, с докладной).
  3. Описать значимые факты. В подробности углубляться не стоит, но обоснование опишите убедительно
  4. Изложить свою просьбу. Сформулируйте ее конкретно: не «решить проблему нехватки одноразовой посуды», а «закупить 100 наборов одноразовых стаканов, тарелок и ложек».
  5. Закончить текст датой, подписью и расшифровкой с указанием занимаемой должности.

Можно руководствоваться стандартом оформления деловой документации ГОСТ Р 7.0.97-2016. Хотя это и необязательно.

Если в решении вопроса заинтересованы несколько сотрудников, включите и их подписи – вот пример служебной записки из работы детского сада:

Образцы документов для скачивания

Скачать образец служебной записки директору на ремонт компьютера

Скачать пример записки о повышении подчиненного в должности

Скачать образец служебной записки на приобретение материалов (визиток)

Скачать пример служебки директору о приобретении посуды в офис

Служебную записку составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:

  • уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
  • внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
  • побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.

Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.

Виды записок

Рассмотрим основные виды служебных писем:

  • о запросе информации;
  • о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
  • о направлении в служебную поездку или командировку;
  • о премировании сотрудников.

Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.

Правила составления

Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении, — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы для бумаги нет, используется произвольная.

Пример служебной записки

Несмотря на это, при написании следует учитывать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые требуют наличия следующих реквизитов:

  • бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
  • далее указывается наименование документа;
  • вносится дата его составления и номер;
  • описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения…», далее текст должен содержать конкретную просьбу;
  • ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.

Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.

Как подавать в электронном виде

На многих предприятиях принят электронный документооборот. Поэтому служебная записка, пример написания которой был выше, может быть оформлена в электронном виде. В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия. Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь.

Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

Образец документа

Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение ситуации, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде. При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ. Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника. Она составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации. В документе указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения и принятия положительного решения директор издает приказ о премировании.

Образец служебной записки о том, как просить директора о премировании сотрудника

Если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная. В ней указываются причины.

Образец объяснительной

Служебная записка используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретении материалов.

Как правильно написать служебную записку, образец

Срок хранения

Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, служебные записки необходимо хранить в архиве предприятия не менее пяти лет. При необходимости директор организации имеет право продлить срок хранения. Срок хранения бумаг, оформленных в электронном виде, может быть определен уставом компании.

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении нужно придерживаться определенных правил.

Основания для составления и цели записок

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать служебное письмо вправе любой сотрудник. Обычно в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды служебных писем:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, видов докладных очень много, в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как написать служебную записку (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированный шаблон служебной записки законом не установлен, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут правильными.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Пример написания служебной записки

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка: довожу до вашего сведения. Это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Сам текст служебной записки должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образцы для разных случаев

Как написать служебную записку: образец о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Служебная записка о выплате премии

Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

Директору
ООО «Домострой»
Семину И.Г.

от начальника отдела продаж ООО «Домострой»
Настиной И.А.

Служебная записка
05.04.2019 № 4
г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Пример служебной записки показывает, что непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте< в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и записку на списание ТМЦ.

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Письмо об отзыве из отпуска

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Электронные служебные записки. Такое бывает?

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных служебных записок может быть продлен, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Скачать бланк служебной записки

Скачать форму служебной записки (образец при дисциплинарном проступке)

Скачать образец служебной записки в word (о подтверждении командировки)

Скачать образец служебного письма на списание ТМЦ

Скачать образец написания служебной записки об отзыве из отпуска

Скачать образец служебной записки с просьбой о ремонте компьютера

Произвести впечатление, запомниться, получить заказ — рассказываем, как добиться этого с помощью визитной карточки. Найдите крутые идеи для визиток или сделайте свою по готовым шаблонам.

«Кто этот „Андрей Маркетинг“ и что он делает в списке контактов?» — с этой мыслью номер Андрея стёрли из телефонной книги. Потенциальный клиент не вспомнил по двум словам того самого Андрея, с которым познакомился на бизнес-конференции и у которого планировал заказать рекламную кампанию. Андрей остался без заказчика, его собеседник — без крутой рекламы.

Исправить ситуацию могла бы простая визитка. Визитка не только напоминает, о чём ваш бизнес, и предлагает позвонить, она ещё и формирует представление о вашей компании. Творческие или ответственные, экспериментаторы или консерваторы, дорогие или дешёвые? Дизайн визитки отвечает на эти вопросы и формирует ожидания клиента от работы с вами.

Для тех, кто хочет обновить свою карточку и ищет идеи для визиток, мы собрали примеры визиток, тренды в их дизайне и готовые шаблоны. С ними новую визитку можно сделать за 5 минут.

Визитки с уникальной типографикой

Главная задача визитки — рассказать о бизнесе и напомнить ваши контакты. Поэтому без текста не обойтись.

Чтобы текст не только рассказывал о ваших услугах, но и показывал их, «подружите» шрифты с вашим занятием: художнику — смелое рукописное начертание, банковскому служащему — проверенная временем антиква (шрифт с засечками). Загляните в наш гид по шрифтам — так вы сможете рассказать на всё той же маленькой карточке больше.

Визитки организатора турнира метания топоров и ножей «Метательные практики»

Визитка магазина воздушных шаров Party Shark

Визитки графического дизайнера Елены Ки

Визитка фотографа от дизайнера Дарьи Сафоновой

Найти свой шрифт помогут шаблоны с готовыми идеями для визиток. Попробуйте неформальное начертание на визитке мастерской самокатов или ретро-стиль визитки винтажной фотостудии или смелую подпись на визитке для художника или писателя.

Минималистичная визитка

Минималистичные визитки всегда в моде, потому что их удобно читать: много «воздуха», картинки и текст не мешают друг другу, на карточке только важная информация.

При этом «аскетичный» и «сдержанный» в дизайне не значит «скучный». Несколько смелых штрихов помогут выделиться и рассказать целую историю на маленькой визитке.

Минималистичный дизайн подойдёт и офисным сотрудникам, и художникам с утончённым вкусом. Такая визитка показывает, что её владелец знает себе цену и уверен в себе.

Визитка флориста от дизайнера Валентины Молдановой

Визитка магазина украшений от дизайнера Марины Риба

Визитки для модного бренда от дизайнера Марины Арфекиной

Визитки арт-маркета «Красный карандаш» от дизайнера Ксении Иполитовой

Визитка для стилиста от дизайнера Дарьи Назаркиной

Создать минималистичный дизайн помогут шаблоны с крупными логотипами, как на визитке конструкторского бюро, и большими заголовками, как на визитках пиар-агентства и поставщика канцелярии.

Максимализм в визитках

Привлечь внимание помогают эксперименты с цветами, узорами, фигурами. Смелые шрифты с декоративными элементами и яркие иллюстрации создают ощущение праздника, творческое настроение. Поэтому максимализм — хорошая идея для визитки бизнеса в сфере развлечений, бьюти-индустрии, ремесленничества.

Визитка детского кафе Bambini

Визитка преподавателя танцев от дизайнера Татьяны Рыбаковой

Визитка организатора праздников от дизайнера Юлии Колбиной

Если вы готовы попробовать яркие паттерны, начните с шаблона визитки продуктового дизайнера. Но, увлекаясь декором, следите, чтобы он не мешал читать текст. Например, в визитках иллюстратора и тату-салона для этого используют однотонные плашки.

Трёхмерная визитка

Визитку сохранят, если она полезная (например, с календариком или линейкой) или забавная, как визитка с пузырчатой плёнкой, которая снимает стресс.

А если карточка настолько необычная, что её хочется показать друзьям — о вашем бизнесе узнает больше людей. Иногда стоит вложиться в трёхмерную визитку, чтобы вас заметили и выделили среди конкурентов.

Визитка дизайнера Марии Соломахиной работает как тетрис: стоит вытащить визитку из своеобразной обложки — и сложится победная комбинация

Визитки с пузырьками дизайнера Марии Соломахиной

Визитки музыкальной группы от дизайнера Максима Кольцишора

Деревянная визитка школы верховой езды Stateson

Визитки с фотографиями

Собеседник хорошо запомнит вас, если вы вручите визитку с фотографией вас, вашего продукта или того, что напоминает о вашем бизнесе (или всего сразу!). В отличие от большого текста, фотография не утомляет и пробуждает интерес, а портрет человека на карточке располагает и вызывает доверие.

Идея визитки с фотографией может показаться избитой, но стоит добавить декор или стилизовать снимок — и вы сможете создать уникальную визитку. Главное — не скупиться на качественные снимки и их профессиональную обработку.

Стилизованный портрет на визитке от дизайнера Анны Турченко

Мультяшные сотрудники на визитках от дизайнера Валерии Смирновой

Визитка сервиса доставки продуктов от дизайнера Ольги Савельевой

Визитка кондитера от дизайнера Design for Life

Показать себя и свой продукт на визитках помогут шаблоны визитки-пропуска, магазина одежды и студии свадебной фотографии (для фотографов снимки на визитках — мастхэв!).

Создавайте визитки, которые расскажут о вас больше, а воплотить их в форме, что произведет наилучшее впечатление, поможет сервис печати от Canva!

Подписывайтесь на обновления в Телеграме, Фейсбуке, ВКонтакте и Яндекс Дзене, чтобы всегда быть в курсе трендов графического дизайна и возможностей Canva, которые помогут воплотить их в жизнь!

Визитки для МВД

  • Заказать онлайн
  • Фотокниги
    • Заказать онлайн Фотокниги
    • Форматы фотокниг
    • Фотокниги по темам
    • Свадебные фотокниги

      Хит!

  • Визитки
    • Заказать онлайн «Стандартные» визитки
    • Заказать онлайн Визитки из картона
    • Заказать онлайн Визитки из пластика
    • Визитки «Премиум»
    • Для массовой раздачи
  • Печати и Штампы
    • Заказать онлайн Печати и штампы
    • Заказать онлайн Пломбиры и пломбираторы
    • Заказать онлайн Жетоны
  • Сувениры
    • Заказать онлайн Фотопазлы
    • Заказать онлайн Фото на кружке
    • Заказать онлайн Фото на тарелке
    • Заказать онлайн Фото на футболке
    • Заказать онлайн Фото на толстовках
      и свитшотах
    • Бейсболки с изображением
    • Заказать онлайн Фотомагниты
    • Заказать онлайн Брелоки
    • Заказать онлайн Елочные игрушки с фото
    • Заказать онлайн Значки
    • Заказать онлайн Часы с фото
    • Заказать онлайн Фото на подушке
    • Заказать онлайн Мешок для обуви
    • Заказать онлайн Фотокамни на подставке
    • Заказать онлайн Полотенце с фото
    • Заказать онлайн Чехлы на телефон
    • Заказать онлайн Печать на обложке
      для документов
    • Заказать онлайн Коврики для мыши
    • Заказать онлайн Печать на дереве
    • Заказать онлайн Деревянные постеры
    • Заказать онлайн Пластификация фото
    • Ежедневники с логотипом
    • Заказать онлайн Печать на коробке
    • Заказать онлайн Ручки с логотипом
    • Заказать онлайн Печать на зажигалках
    • Заказать онлайн Печать на CD и DVD дисках
    • Заказать онлайн Сумки-шопперы
    • Заказать онлайн Рюкзаки-эко
    • Заказать онлайн Пластиковые закладки
    • Заказать онлайн Подарочные пакеты
    • Заказать онлайн Все для школы
    • Заказать онлайн Товары для животных
    • Печать на фартуках
    • Печать на прихватках
    • Печать на колонках
    • Печать на PowerBank
    • Заказать онлайн Печать на термокружках
  • Печать документов
    • Копирование и печать
    • Широкоформатная печать
    • Заказать онлайн Твердый переплет
      и брошюровка
    • Тиражирование
      на ризографе
    • Сканирование
    • Ламинирование
      и разламинация
  • Полиграфия
    • Заказать онлайн Листовки
    • Заказать онлайн Буклеты
    • Заказать онлайн Календари
    • Заказать онлайн Открытки
    • Заказать онлайн Печать флаеров
    • Заказать онлайн Печать блокнотов
    • Фирменные бланки
    • Заказать онлайн Плакаты
    • Заказать онлайн Печать наклеек
    • Печать авторефератов
    • Заказать онлайн Накатка на пенокартон
    • Заказать онлайн Тетради
    • Заказать онлайн Дневники
    • Заказать онлайн Расписание занятий
    • Заказать онлайн Грамоты и дипломы
    • Квадрачение
  • Печать фотографий
    • Заказать онлайн Печать фотографий
    • Фото на документы
    • Заказать онлайн Фото на холсте
  • Таблички
    • Заказать онлайн Таблички и вывески
    • Штендеры
    • Информационные стенды
    • Заказать онлайн Стенды Ролл Ап
    • Заказать онлайн Бессмертный полк
  • Контакты

Визитная карточка

Визитная карточка представляет собой специально отпечатанную карточку со сведениями о своем владельце.

Визитная карточка для бизнеса стала признаком респектабельности и косвенным свидетельством успешности деловой деятельности.

Основное назначение визитной карточки состоит в том, чтобы облегчить и стимулировать повторные деловые контакты, расширить круг партнеров и клиентов.

Деловая визитная карточка имеет особое функциональное назначение. Её роль уже не состоит в том, чтобы представить личные достоинства владельца людям своего круга. Напротив, деловая визитная карточка отображает те сведения о владельце, которые нужны для поддержания и развития деловых контактов – специальность, профессия, характер бизнеса, а также способы связи с владельцем. При этом часто указывается информация о предприятии, на котором работает или которым руководит владелец карточки. Такие карточки имеют широкое применение в протокольной практике при поддержании связей между бизнесменами, официальными деловыми и общественными кругами. Наряду с информационной функцией, а часто и вместо нее, деловая визитка может выполнять функцию рекламную (ведь с рекламы деловая визитная карточка и начиналась). В зависимости от того, какая функция первична – информационная или рекламная – оформление деловой визитки может существенно различаться. Распространяется деловая визитная карточка среди широкого круга потенциальных партнеров и клиентов.

Особым видом деловой визитки является фирменная визитная карточка или визитная карточка предприятия. Такая визитка вообще не содержит имен, а только сведения о предприятии и способы связи с ним. Роль её тоже сугубо функциональная, а предназначена такая карточка главным образом для потенциальных клиентов, которым нет дела до персон, а важно лишь знать, где они могут решить свои проблемы. Освободившееся место на карточке при этом используется для размещения дополнительной информации о предприятии.

Для наших посетителей: дизайны вы сможете посмотреть и скачать в векторном формате в разделе ЗАГРУЗКИ нашего сайта.

Общие требования к дизайну визитной карточки

Ваша визитная карточка передается другому человеку с вполне конкретной целью – чтобы он к вам повторно обратился. Поэтому задача визитки заключается прежде всего в том, чтобы вызывать положительные ассоциации у ваших партнеров и как следствие – желание продолжить контакты с вами. А чтобы выполнять эту функцию, визитная карточка должна быть привлекательной.

Лаконичная полнота ваших титулов и званий, отточенность линий и гармоничные пропорции, правильный подбор шрифта и цветовой гаммы – вот что делает вашу карточку неповторимой, притягательной и естественной.

Стиль визитной карточки

Стиль исполнения визитки включает правильное сочетание всех остальных её составных элементов. Общность стиля этих элементов, в соответствии с исходным замыслом, представляет собой одну из наиболее трудных задач при разработке дизайна визитной карточки. Собственно говоря, в этом и состоит работа профессионального дизайнера. Выразить идею дизайнера на небольшом кусочке картона элегантно и почти неощутимо – это и есть высший пилотаж в изготовлении визиток.

В настоящее время большинство пользователей визитных карточек отдает предпочтение классическому стилю, который выражает уверенность, в то время как пестрота порой отталкивает потенциальных партнеров. Классическая визитная карточка должна иметь черный (или другой темный) текст на белом или слегка тонированном фоне, напечатанный вдоль карточки без каких-либо завитушек и обычно без рамок.

Однако наряду с классическими широко применяются и так называемые художественные визитные карточки, графическое и цветовое решение которых может варьироваться в широких пределах. Художественная визитная карточка отличается от классической наличием различных декоративных элементов, а также более широкой цветовой гаммой. К числу дополнительных элементов относятся бордюры, текстуры и фоновые изображения, рисунки и другие графические объекты, а также декоративные шрифты и т. п.

Тип бумаги

Обычно человек, получивший визитку, хочет сделать на ней свои пометки (во всяком случае, он должен иметь такую возможность). Поэтому бумага должна быть удобной для записей. Лучше всего подходит гладкая мелованная бумага плотностью 150–300 г/м2. Часто используется также бумага с сатинированной и фактурной поверхностью (наиболее распространены фактуры типа «лен», «холст», «скорлупа»). Недопустимо ламинировать деловые визитки или использовать для них пластик и тому подобные материалы, ибо на такой визитке невозможно сделать запись. По той же причине неудобна глянцевая бумага.

Качество бумаги является важнейшим компонентом «визиточной» технологии. Именно качество бумаги определяет солидность и представительность визитной карточки.

Формат и размер визитной карточки

В разных странах формат визитных карточек несколько отличается. В США и Канаде, где используется писчая бумага формата Letter (размер 8,5×11 дюймов, т. е. 211×280 мм), визитные карточки имеют единственный размер 2×31/2 дюйма (51×89 мм). В Европе и вообще в странах, использующих писчую бумагу формата A4 (210×297 мм), существует несколько форматов визиток: 51×90 мм (т. н. формат L7413 и близкий к нему APLI1612), 52×90 мм (L7414 и L7415), 54×90 мм (L7417 и L7419), 51×89 мм (APLI 1620), 51×84 мм (Herma 8840) и даже 45×88,4 мм (Formtec LS-3510).

В России стандартным считается размер карточки 50×90 мм. Однако возможны и варианты. Принято, чтобы представительская карточка женщин имела меньшие размеры – 40×80 мм, а молодая девушка может иметь даже карточку размером 35×70 мм (это не относится к деловым карточкам, которые у женщин должны иметь обычные размеры). Под стандартный размер выпускаются специальные альбомы для визитных карточек и карманные визитницы, поэтому, заказав себе карточку большего размера, вы заставите партнеров и друзей подгибать или обрезать вашу карточку.

Во многих странах существуют свои традиции в отношении оформления визитных карточек. Так, в Англии приняты карточки с вертикальным размещением сведений, в Италии – карточки в виде книжек и т. д. Но в большинстве стран, в том числе и в России, используется почти исключительно горизонтальное расположение текста.

Объем сведений

Объем сведений (содержание) определяется прежде всего назначением визитной карточки. Но во всех случаях не рекомендуется перегружать карточку рисунками и надписями. Информацию, которую предполагается разместить на визитной карточке, нужно стараться минимизировать. Это говорит о том, что человек (или компания) знает себе цену и не стремится к дешевой популярности. Не следует поэтому пытаться рассказать о себе и своей компании буквально все. Вообще переполненная словами визитка «не смотрится», и в этом случае бывает сложно понять, кем же ее владелец является на самом деле и что представляет собой его фирма. В хорошей визитке основным компонентом является пространство (цвет фона, фактура бумаги, художественная графика), а не текст. Избыток текста приводит к тому, что информация доминирует в ущерб дизайну. В то же время слишком скудная информация может создать впечатление о незначительности фирмы и владельца визитки. «Золотую середину», как всегда, найти довольно сложно.

В визитной карточке следует избегать претенциозных надписей типа «Гражданин России», а также глобальных эмблем наподобие изображения земного шара (особенно для деловых карточек небольших фирм).

В зависимости от типа карточки объем сведений может существенно различаться.

Представительская личная карточка

Такая карточка содержит имя и фамилию. Может быть указано также отчество – в зависимости от вашего имиджа, возраста, национальных и культурных традиций. Вообще имя на визитке необходимо указывать таким образом, как бы вы хотели, чтобы к вам обращались окружающие. По этой причине не рекомендуется указывать инициалы, ибо в личном общении их невозможно использовать. На личной визитной карточке можно дать также те дополнительные сведения, которые вы хотите о себе сообщить (адрес, телефон, номер пейджера, адрес электронной почты и пр.). Допускается не приводить на визитке домашний адрес и личный телефон, а при необходимости записывать их от руки. Сейчас принято указывать и координаты лич-ной web-странички. Личная карточка может содержать и сведения о титулах и званиях. При этом титулы пишутся полностью, например, «Доктор технических наук», а не «дтн». Поскольку членство в каком-либо клубе обычно является показателем высокого статуса, то указывается и этот факт, часто даже с адресом клуба.

На личных карточках официальных лиц можно указывать занимаемую должность.

Женщины обычно не указывают каких-либо дополнительных сведений на своей личной визитной карточке – только имя, отчество и фамилию. Остальные данные при необходимости могут быть внесены от руки в зависимости от того, кому и с какой целью вручается карточка.

Представительская семейная карточка

Отличается тем, что содержит имена обоих супругов. При этом необходимо помнить, что имя жены ставится перед именем мужа. Семейная карточка используется при знакомстве, направлении поздравлений друзьям семьи, прилагается к подаркам. Семейные карточки почти всегда прикладывают к свадебным, а также ко всем другим подаркам, которые преподносят от имени мужа и жены. Часто семейные карточки используются в практических целях, поэтому обычно (но все же не обязательно) на них приводится домашний адрес.

Деловая личная карточка

Личная деловая карточка должна содержать все необходимые реквизиты для продолжения контактов. Здесь главное – простота и понятность изложения.

На деловой карточке должны быть обозначены имя, название фирмы или организации и должность, полный почтовый адрес, служебный телефон (если есть – то и внутренний), факс и адрес электронной почты. Номер сотового телефона приводится в визитной карточке в основном только в тех случаях, когда она предназначается деловым людям, контакты с которыми не терпят промедления. Если вы имеете доступ к пока еще экзотической в наших условиях видеоконфе-ренцсвязи, можно указать в карточке и адрес, по которому ее можно осуществить – этот фактор подчеркивает значимость фирмы и вас лично.

Имя указывается с соблюдением тех же принципов, что и в представительской карточке. Но в личных деловых карточках отчество отсутствует чаще, чем в представительских. Это объясняется тем, что многие деловые люди (особенно молодые), перенимая американо-европейскую культуру бизнеса, предпочитают, чтобы к ним обращались без отчества.

Если карточка предназначена для использования в работе с зарубежными партнерами, отчество не указывается (или указывается в виде инициала), так как может быть принято за составную часть фамилии.

Название фирмы всегда дается так, как оно зарегистрировано, без сокращений. Это требование не относится к форме собственности: здесь сокращения типа ЗАО или ООО вполне уместны.

Обязательное требование к названию должности – максимальная информативность: оно должно отражать сферу полномочий и ответственности в рамках организации, например, не просто заместитель директора, а заместитель директора по кадрам. Вполне уместен также научный или иной титул.

Также на деловой визитке вполне уместно использование логотипа (эмблемы) фирмы или организации.

Если организация имеет несколько филиалов, то на деловых визитных карточках ее представителей могут быть указаны и несколько адресов.

Если приводится несколько рабочих телефонов, первым должен быть указан номер, по которому легче связаться с владельцем карточки или передать для него сообщение. Если все звонки проходят через центральный коммутатор, обязательно указывается и добавочный номер владельца карточки.

Если деловая визитная карточка изготавливается на иностранном языке, необходимо проследить чтобы текст такой карточки подготовил профессиональный переводчик, потому что названия должностей, отделов и подразделений часто не имеют прямых аналогов в иностранных языках.

Протокольная визитная карточка

Требования к протокольной визитной карточке государственного служащего во многом аналогичны требованиям к деловой личной карточке, но отличаются от них в сторону большей строгости и лаконичности. Протокольная визитка может быть только классической и должна содержать минимальный объем сведений: организация, в которой работает владелец и ее адрес, имя и должность владельца, телефон и факс. Иногда указывается номер мобильного телефона или пейджера.

У государственных служащих высокого ранга, дипломатов, депутатов на визитной карточке может находиться изображение государственного флага или герба.

Использование государственной символики на визитных карточках других граждан является недопустимым, т. к. они выступают в личном качестве, а не как представители государства.

Фирменная визитная карточка

Указывается адрес, телефон, факс и любые другие сведения, необходимые для осуществления контактов с фирмой. Обязательно наличие эмблемы или логотипа, т. к. карточка с изображением несет более емкую информацию, откладывающуюся в подсознании. В последнее время добавилось правило размещать адрес электронной почты и адрес web-сайта компании – отсутствие этих атрибутов воспринимается как неиспользование компанией Интернет-технологий, что влечет вывод о ее недостаточной серьезности.

Комбинированная визитная карточка

Выше уже отмечалось, что комбинированная карточка содержит сведения как служебного плана, так и личного. Размещение сведений на ней подчиняется общим правилам. В частности, служебный адрес помещается в левом нижнем углу. Если же вы хотите привести и домашний адрес, то его следует напечатать в правом нижнем углу. Женщины, как правило, не указывают на таких карточках свой домашний адрес, ограничиваясь номером телефона.

Шрифт визитной карточки

Общее требование к шрифту визитных карточек заключается в том, что он должен быть легко читаем. Шрифт зависит от местной практики и строго не регламентируется. Имя обычно выделяется легко читаемым полужирным шрифтом и/или большим размером кегля.

Как правило, имя набирается прописным шрифтом, а остальные сведения – строчными буквами. Обычно не рекомендуется использовать сложные готические или декоративные шрифты, с чтением которых могут возникнуть проблемы.

Визитная карточка должна быть оформлена с применением не более чем двух типов шрифтов. Чаще всего используют шрифт с засечками (с маленькими поперечными штрихами или уголками в конце штрихов отдельных букв-типа Times New Roman) или без засечек (типа Arial).

Обычно более крупным полужирным шрифтом – до 12 пунктов и даже более – обозначается имя, отчество и фамилия владельца визитной карточки. При этом используется прямой шрифт, поскольку курсив воспринимается несколько хуже. Особенно важно это, если у вас редкая или труднопроизносимая фамилия либо карточка изготавливается на иностранном языке. Профессия или должность набирается обычно (но не обязательно) тем же шрифтом, но меньшего размера (8-10 пунктов). Другим, но схожим по начертанию шрифтом, впечатывается вся необходимая информация – названия организации и подразделения, адрес, номера телефонов, пейджера, адреса электронной почты и пр. Если информации много, можно напечатать ее более мелким шрифтом, но не меньше, чем в 6 пунктов, иначе карточка будет плохо читаться. В целом принято, чтобы размер шрифта уменьшался к низу визитной карточки. Исключением является только название организации, которое печатается вверху. Здесь шрифт должен быть меньше, чем шрифт имени – ведь визитная карточка представляет лично вас, а не фирму, в которой вы работаете.

Один пункт составляет 0,351 мм. Под размером (кеглем) шрифта понимается высота прописной (заглавной) буквы.

Размещение сведений на визитной карточке

Правила оформления визитных карточек неукоснительно соблюдаются только в дипломатической практике. В то же время требования к оформлению визиток для частных лиц и бизнесменов не так строги.

Текст визитки должен печататься на одной стороне, чтобы на другой чистой стороне можно было сделать какие-либо записи. В деловых визитках рекламного направления допускается частично занимать оборотную сторону для размещения дополнительной информации, но и в этом случае все-таки лучше оставить клочок чистого пространства.

Двусторонняя визитка на двух языках в наших условиях не принята, т. к. свидетельствует скорее не о «крутизне» фирмы, а об отсутствии денег на два комплекта визиток

– раздельных для отечественных и зарубежных партнеров. В Европе двусторонние визитные карточки также не приняты.

Самые почетные места на визитке – левый верхний угол и центр. Размещение текста строго не регламентируется, но наиболее распространен следующий классический вариант: наверху по центру – название фирмы (организации, учреждения), в которой работает владелец визитной карточки, ниже по центру – фамилия, имя и отчество, еще ниже

– занимаемая должность, а также звание или ученая степень. В левом нижнем углу печатается адрес учреждения, в котором работает владелец карточки. Остальные сведения – номер служебного телефона, факса, пейджера, адрес электронной почты, адрес web-сайта фирмы – размещаются в правом нижнем углу (обычно каждый элемент в отдельной строке). В пользу размещения номера телефона в правом углу говорит, в частности, следующее соображение: при наборе номера обычно визитку держат левой рукой, и если номер напечатан слева, то держать карточку становится неудобно. В то же время для «уравновешивания» размещения элементов на поверхности визитной карточки допускается часть сведений располагать также в левом нижнем углу.

Если на карточке присутствует графический элемент, например, логотип фирмы, то он обычно располагается слева посредине высоты карточки или несколько выше. Имя при этом помещается справа от логотипа, а остальные сведения – ниже логотипа и имени (если места остается мало, то все остальные сведения могут быть расположены в одну или две строки).

Цветовая гамма

При типографской печати визитных карточек используется от одного до четырех цветов. В большинстве случаев визитные карточки печатаются не принятыми в полиграфии триадными красками, а так называемыми смесевыми или специализированными.

Общее правило состоит в том, что цветовая гамма не должна далеко уходить от черно-белой, иначе визитка воспринимается как вызывающая и экстравагантная. Лучше всего выбрать спокойные солидные цвета и тона: синий, темно-фиолетовый, темно-оранжевый, коричневый (европейская традиция подразумевает использование для текста темно-синего, темно-коричневого и черного цветов). Обратите внимание также на сочетания цветов. Так, хорошо сочетаются цвета красный и черный, темно-коричневый и зеленый, светло-коричневый и желтый, голубой и белый, голубой и «морская волна», темно-серый и зеленый и др. В то же время, например, красный и голубой, зеленый и розовый цвета сочетаются плохо. Что же касается количества цветов, то совсем неплохо, если на белом фоне вы выберете один цвет. Это и выгодно, ибо чем больше цветов, тем дороже визитка, и характеризует вас как бережливого человека и бизнесмена. На практике чаще всего встречаются одно-и двухцветные визитные карточки.

К настоящему времени сложились общепринятые нормы применения визитных карточек. Они существенно отличаются в личном и деловом общении. Поэтому солидному человеку рекомендуется иметь при себе как деловые, так и представительские визитные карточки. Это поможет вам в зависимости от ситуации без лишних эмоциональных затрат подчеркнуть официальность отношений либо выразить свое дружеское расположение.

Однако вручение визитных карточек подчиняется общим правилам.

Деловые визитные карточки – это необходимый атрибут современного делового общения и неотъемлемая составляющая бизнеса. Это также наиболее эффективная форма рекламы, причем довольно недорогая.

В отличие от записей на бумажках, визитки хранятся долго и помогают быстро восстанавливать в памяти информацию о человеке и обстоятельствах встречи с ним. Однако если при общении с клиентами вручением карточки ваша роль и ограничивается, то в работе с партнерами визитная карточка используется значительно шире. Основное назначение визитной карточки в этой ситуации – представление официальных лиц, деловых партнеров в процессе переговоров, визитов, встреч. Визитная карточка позволяет избежать неловкости, если один из собеседников забывает имя другого.

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *